As mudanças trazidas pela pandemia da Covid-19 refletiram no ambiente e nos modelos de trabalho. Uma das adequações mais impactantes foi o trabalho remoto, que ganhou força em função da necessidade de isolamento social. E, enquanto algumas empresas optam por home office na totalidade, outras preferem manter o formato híbrido, com parte das equipes em casa e parte nas sedes, unidades, escritórios, filiais ou pontos de venda.
O fato é que, seja qual for o modelo – total ou parcial -, o trabalho remoto demanda uma estrutura robusta de tecnologia para que a produtividade, a segurança e a agilidade sejam mantidas.
Ainda mais quando se pensa que este não é um formato que deva ser totalmente abandonado pelas empresas ao final da pandemia – na verdade, um estudo da consultoria Robert Half mostra que 86% das organizações de todo o mundo pretendem manter o trabalho híbrido, entre remoto e presencial, após o fim da quarentena. Mas a mesma pesquisa aponta que, destas companhias, 25% afirmam estarem mais confortáveis em relação à execução de seus trabalhos por meio da tecnologia.
E este alicerce tecnológico tem alguns pilares fundamentais. Por exemplo, a gestão digital de processos, possibilitada por soluções de BPM. Com elas, é possível garantir mais agilidade, fluidez e transparência às rotinas de cada área do negócio.
Sem falar no controle de tarefas e documentos com muito mais poder de rastreabilidade, que, traduzindo para o cotidiano dos negócios, significa encontrar e trabalhar de maneira mais rápida e assertiva, sempre em conformidade com normas específicas de cada situação.
Com a gestão de processos automatizada se torna mais eficiente visualizar e responder a demandas das organizações, tornando o trabalho mais fluído e transparente, o que colabora para o alcance de resultados satisfatórios.
Ok, mas hoje eu utilizo planilhas para gestão de documentos e meu trabalho está indo bem. Você até pode pensar assim, mas saiba que em até 93% dos casos em que o gerenciamento se dá neste formato, há alta incidência de erros humanos, perda de informações ou documentos, retrabalho e riscos de falhas no processo.
E quando falamos em retrabalho e erros, estamos falando em perda de tempo e aumento de gastos. Por outro lado, uma solução de BPM, que automatize e personalize o workflow, pode reduzir em até 70% os custos com gerenciamento de documentos. Pense nisso.
Outro fator que requer atenção no formato híbrido de trabalho é a gestão de contratos. E, mais uma vez, a tecnologia é um grande aliado.
Com soluções para gestão de contratos digitais é possível assegurar que todos os envolvidos em cada contrato tenham acesso online ao que precisam para conduzir o processo do início ao fim, evitando riscos por vencimento de prazos e utilização de versões desatualizadas.
Utilizando este tipo de plataforma, as regras contratuais de emissão, aprovação e compartilhamento de informação podem ser replicadas, diminuindo ruídos de comunicação nas tratativas sobre contratos, ampliando as possibilidades de governança da informação, dando a segurança de se ter evidências em pleitos ou disputas contratuais, garantindo validade jurídica aos documentos tramitados por meio da assinatura digital.
Aliás, este é outro ponto de máxima importância: a assinatura totalmente online, sem papel e com validade jurídica, permite não apenas acompanhar o andamento de processos e contratos de forma segura e ágil, mas também reduzir continuamente a necessidade de papel nas empresas – o que é outro ganho para o ambiente corporativo, seja ele presencial, remoto ou híbrido.
Quando se fala em assinatura digital, está se falando em mais eficiência ao processo de tramitação e firmamento de contratos, acesso simplificado e ágil a documentos, facilidade na busca por conteúdos de cláusulas e signatários, maior controle de vigências, rastreabilidade de alterações e controle das filas de aprovação.
Além disso, há o benefício da orquestração do fluxo de revisão e validação de minutas, e, é claro, a assinatura final, digitalizada e validada juridicamente.
Tudo muito prático, seguro, eficaz. Tudo muito adequado ao momento atual e ao futuro em que o trabalho hibridizado seguirá sendo um modelo para muitas empresas.
A W3K oferece tecnologias para todas estas áreas: da gestão digital de processos, por meio da plataforma Greendocs BPM, à gestão de contratos e assinatura digital com validade jurídica. Entre outras plataformas que tornam o trabalho mais fluído, escalável, seguro, ágil e eficiente.
Quer entender como sua empresa pode alcançar mais produtividade, controle de documentos e processos, ganho de tempo e redução de custos? Conheça nossas soluções: www.w3k.com.br