O desafio da gestão documental em um projeto de expansão industrial foi o grande motivo que fez com que a A1 Engenharia escolhesse a W3K para gerenciar toda a documentação da expansão do Westrock - projeto de EDMS em novo ambiente, já em execução.
Para isso, o Greendocs, já utilizado pela empresa, foi remodelado com novos fluxos e parâmetros para atender às necessidades da fábrica.
A escolha pela otimização da solução se deu também pela necessidade da assertividade para garantir a entrega, visto que o envio dessa documentação no momento errado pode gerar prejuízos irreversíveis para qualquer obra. Na prática, em megaprojetos como a fábrica de Westrock, ter um sistema de integração de informações é fundamental.
Sem uma plataforma robusta e confiável, ocorre um problema grave e gerador de muitos riscos para o andamento da obra, que é algum dos envolvidos na execução do projeto não receber a informação na hora certa.
Sendo assim, quando se tem uma rastreabilidade eficaz, que é um dos recursos que a solução da W3K proporciona, você consegue saber o que, quem e quando a informação foi vista, respondida e encaminhada. É isso que garante que um erro seja rastreado, otimizando o tempo de solução e, consequentemente, o fluxo de trabalho.
Com cerca de 173 mil documentos no Greendocs, a A1 ganhou em produtividade e assertividade, com a garantia de segurança da informação, organização e rastreabilidade dos documentos, informação centralizada e acessível a todos, padronização de processos e aumento da sinergia, mensuração de resultados, possibilidade de criar indicadores a partir de documentos e garantia do seu ciclo de vida.
Este case foi inspirado na apresentação da Ana Araujo, da 4A Consultoria, no EDOC Engenharia 2020 (24.07.2020 - 15h45 - a partir do minuto 50:49)
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